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S36 · Validación de datos (listas, dependientes y mensajes)

Datos de la sesión

Fecha: jueves 27-ago-2026 · Horario: 20:00 – 22:00 · Duración: 2 h · Sesión: 36 de 47 · Unidad: 4

Una hoja de cálculo deja de ser confiable cuando cualquiera puede escribir cualquier cosa. La validación de datos convierte una columna en una entrada controlada: una lista de estados, una fecha dentro de un periodo o un monto positivo. Es el paso previo al formato condicional (S37) y evita errores antes de que lleguen a tus indicadores.

Objetivos

  • Restringir celdas a una lista, un número, una fecha o una fórmula personalizada.
  • Configurar mensajes de entrada y alertas de error útiles.
  • Crear listas desde un rango y listas dependientes mediante rangos con nombre.
  • Distinguir validación (prevenir) de formato condicional (avisar).

Contenidos

1. Lista desplegable: el control más útil

Escribe una lista de valores permitidos en una zona auxiliar, por ejemplo Pendiente, En proceso, Entregado. Selecciona las celdas de captura y aplica Datos → Validación de datos → Lista desde un rango.

Rango de origen: Listas!A2:A4
Resultado: en cada celda aparece una lista con Pendiente / En proceso / Entregado

No escribas opciones distintas en cada celda. Una sola lista origen facilita corregir o ampliar valores válidos.

2. Reglas para números, fechas y texto

Dato Regla de validación Ejemplo
Nota Número decimal entre 0 y 20 evita 25 o texto
Monto Número mayor que 0 evita valores negativos
Fecha de entrega Entre 01/08/2026 y 31/12/2026 limita el periodo del proyecto
Código Longitud de texto = 8 exige ocho caracteres

Configura la alerta como Detener/Rechazar entrada para impedir el dato inválido. Un mensaje breve explica qué debe ingresar la persona.

3. Fórmula personalizada

Una regla personalizada evalúa VERDADERO para aceptar la celda. Ejemplos para aplicar desde A2 hacia abajo:

=CONTAR.SI($A$2:$A2; A2)=1                 → no permite códigos repetidos
=Y(ESNUMERO(B2); B2>=0; B2<=20)             → nota válida entre 0 y 20
=Y(C2>=HOY(); C2<=HOY()+30)                 → fecha dentro de los próximos 30 días

Referencia relativa: la celda activa importa

Crea la regla tomando como referencia la primera celda seleccionada (por ejemplo, A2). Al aplicarla a toda la columna, Excel/Sheets ajustará A2 por cada fila. Fija con $ únicamente lo que no deba moverse.

4. Listas dependientes

Una lista dependiente cambia según una selección anterior. Ejemplo: en A2 eliges la categoría Tecnología o Útiles; en B2 solo aparecen los productos de esa categoría.

  1. Crea una lista principal y una lista por cada categoría.
  2. Asigna a cada lista secundaria un nombre igual al texto de la categoría, sin espacios (por ejemplo, Tecnologia).
  3. En la validación de B2, usa como origen =INDIRECTO(SUSTITUIR(A2; " "; "")).

Si usarás espacios o tildes, define nombres simples de rango y mantén una tabla de equivalencias. En Sheets, también puedes resolverlo con rangos auxiliares filtrados.

Cómo se hace en cada aplicación

Acción Excel Google Sheets LibreOffice Calc
Abrir validación Datos → Validación de datos Datos → Validación de datos Datos → Validez
Lista desde rango Permitir: Lista Menú desplegable desde un intervalo Permitir: Rango de celdas
Bloquear inválidos Alerta: Detener Rechazar entrada Mensaje de error
Lista dependiente Rangos con nombre + INDIRECTO Rangos con nombre/auxiliar + INDIRECTO Rangos con nombre + INDIRECTO

Diferencias útiles en Google Sheets

Las reglas básicas son equivalentes (listas, números, fechas y fórmula personalizada), pero Sheets añade opciones visuales en el menú desplegable:

  • Casilla de verificación: útil para Sí/No, asistencia o tareas completadas.
  • Menú desplegable tipo chip: permite asignar colores y, en escritorio, activar selección múltiple.
  • Mostrar una advertencia: deja guardar un valor que no está en la lista, pero lo marca; Excel ofrece estilos de alerta equivalentes, aunque no el mismo formato de chip.
  • Fórmula personalizada: corresponde a la regla Personalizado de Excel; la sintaxis puede variar según la configuración regional (por ejemplo, separador ; o ,).

En Sheets, una lista puede tomar sus opciones de un intervalo y se actualiza si cambia ese intervalo. Para un taller multiplataforma, practica primero las reglas comunes y después prueba casillas, chips y advertencias en Sheets.

Actividad en clase · Captura confiable para el PA4 (60 min)

Archivo principal del taller: descarga datos-practica-s36-desde-cero.xlsx. Trae una hoja Registro con solicitudes, una hoja Listas con fuentes diferentes (Área, Tipo, Prioridad y Estado) y una Guía; no contiene validadores, rangos con nombre ni listas desplegables. El alumno debe construirlos. Incluye distintos tipos de datos para practicar: listas de texto, fechas, números enteros (Unidades), decimales (Monto), correos, teléfonos y códigos únicos.

Archivo de ejemplo para demostración

El docente puede mostrar datos-practica-s36-validacion.xlsx como referencia de un resultado terminado. No lo uses como archivo principal del taller: ya incluye las validaciones.

Parte A — Listas y mensajes (20 min)

  1. Revisa la hoja Listas del archivo principal y ubica los valores permitidos para Área, Tipo, Prioridad y Estado.
  2. Aplica listas desplegables a esas cuatro columnas de Registro.
  3. Añade un mensaje de entrada: “Selecciona una opción de la lista”.

Parte B — Reglas de calidad (20 min)

  1. Restringe Monto a números mayores que cero.
  2. Restringe Fecha al periodo del PA4.
  3. Evita códigos o responsables duplicados con una fórmula personalizada.

Parte C — Dependencia (15 min)

  1. Crea una lista dependiente Área → Tipo usando las listas del archivo principal.
  2. Prueba cada área y confirma que la lista dependiente cambia; si lo prefieres, documenta una regla personalizada equivalente.

Parte D — Cierre (5 min)

Guarda tu resultado como PA4-practica-validacion-desde-cero.xlsx. Entregable: cuatro listas, una regla numérica o de fecha, una alerta de error y una lista dependiente o regla personalizada, con evidencia.

Tips

  • Pon las listas de origen en una hoja auxiliar y no las escribas repetidamente dentro de la regla.
  • Valida antes de compartir una hoja de captura; es más barato prevenir que limpiar después.
  • Las listas controlan la entrada; el formato condicional de la siguiente sesión muestra visualmente la situación.

Recursos